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Gestionar tareas ó Conseguir lo que quieres
Por dm, escrito el 07/10/08
La lista diaria y la organización semanal son los dos métodos que utilizo para organizarme, aunque no soy regular, estructurado y sistemático como me gustarÃa. Pero cuando “las papas queman” ó se acumula mucho por hacer, ahà están ellas para no equivocarme de ruta.
Cuál es la diferencia entre ambos métodos?
Cada uno tiene distintos objetivos, sin ir a los detalles algunas diferencias:
- La organización semanal permite tener perspectiva y fijar el rumbo.
- La lista diaria permite acomodarse a las circunstancias del dÃa.
La organización semanal es mas efectiva porque permite diseñar mejor el uso del tiempo, mucho mas que una lista que es un punteo de cosas por hacer. La lista es una forma de planificación rudimentaria, pero útil cuando tu atención no es constante (mi caso).
La lista diaria de tareas como único sistema no es recomendable porque no tiene perspectiva y visión en en el corto/mediano/largo plazo, por eso combinar ambos métodos es mas poderoso .
Luego estarán otras planificaciones como las semestrales, las de 24 meses y las de mas largo plazo como 5 años. Y las anuales Matias? Yo no creo en los 12 meses, prefiero 18 con 4 de ocio/renovación. Pero eso es otro post.
La organización semanal es una técnica valiosa que aprendà leyendo libros de Stephen Covey tiempo atrás. Yo creo que ese tipo de lecturas se deberÃa dar en los colegios. Si yo estarÃa en la secundaria o en la universidad me encantarÃa que un profesor me motive a leer algo de Tim Ferriss por ejemplo.
I ♥ Papel
En formato digital no tengo “lista”, prefiero el papel. La razón es que puedo dibujar, hacer flechas, signos, garabatear mientras llamo por teléfono además de calificar en I, II y III las tareas: I y II son las combinaciones importante/urgente y las III son las tareas para delegar.
Las herramientas online de planificación las uso para coordinar tareas con otros. Si es un proyecto complejo y se interactúa con mas de cinco personas se utiliza un gestor como basecamp y si es algo chico con un doc online es mas que suficiente.
Gestionar tareas ó conseguir lo que quieres:
Hay una diferencia notable entre gestionar tareas y conseguir lo que quieres. No importa que método de planificación uses, el formato o el dispositivo. Conocer la diferencia es muy útil cuando tienes un gran list-to-do, necesitas entusiasmarte y hacer que las cosas sucedan.
Se trata de contextualizar la tarea con lo que quieres lograr. De esta manera ya no observas tareas sino triunfos. Si preguntas a tus amigos o a cualquier persona que quieren de sus vidas, el lugar común es “hacer lo que me gusta, me apasiona y quiero”. Eso esta muy bien, pero para lograr eso hay que hacer muchas tareas.
Por ejemplo, me encanta mi trabajo porque es muy creativo, pero en el proceso de start-up de una nueva compañia como Social Snack tengo que hacer tareas con abogados, contadores, bancos e inmobiliarias. Me encantarÃa delegarlas o hacerlas mediante Internet pero hay tareas que tenés que hacer personalmente y que no tienen conexión con tu pasión.
La dificultad radica en que no siempre es fácil conectar tareas con triunfos, ni listas de cosas con pasiones. Una lista de cosas por hacer nunca refleja una visión. Pero si en vez de una lista ves pequeños logros la perspectiva cambia radicalmente.
Yo llamo a eso hacer una lista mejor diseñada sea en la planificación semanal como en la diaria. Ahà es donde ves mas allá de tu horizonte. Trataré de ilustrar las dos perspectivas:
Lista Standar:
- â–º Llamar a la inmobiliaria
â–º Coordinar con Cristina en Mexico conf. call
â–º Consulta al contador
â–º Almuerzo con Viviana
â–º Reunion con Marcos
Lista mejor diseñada:
- â–º Llamar a la inmobiliaria para tener un workplace genial.
► Coordinar con Cristina en conf. call, para dar clases en enero en México.
â–º Consulta al contador para delegar tareas y tener mas tiempo.
► Almuerzo con Viviana para construir una nueva relación comercial.
► Reunión con Marcos para discutir un nuevo gran proyecto.
Para hacer una lista mejor diseñada, la consigna es explorar las razones profundas sobre por qué haces determinados tipos de tareas. Ojo! porque podes encontrarte muchas sorpresas. La clave es no dejar de cuesionarte. Lo importante es encontrarle el sentido a las tareas.
Por qué tengo que hacerlo? vs. Para qué hago las cosas que hago?:
Cuando estas definiendo tareas, que es igual a diseñar como vas a aprovechar tu tiempo, una vez que haces la lista respondes a coninuación el Para Qué? a cada item. Esta pregunta es mas poderosa que la recurrente strong>Por Qué?.
Cuando nos preguntamos Por Qué? hay un lista infinita de razones, excusas y motivos. El Para Qué te enlaza con las cosas que quieres lograr/obtener/conseguir. Preguntarse Para qué ?sirve para hacer una lista de tareas, pero se puede usar para lo que quieras. Es una de mis preguntas favoritas.
Y ya sabes, en el 2008/09 no hay ninguna razón para no estar haciendo lo que te apasiona. La crisis, la recesión y las vueltas financieras no tiene nada, pero absolutamente nada que ver con lo que eres capaz de hacer.
Awaken! es el blog de Matias Dutto. Fotografo amateur, entrepreneur y vecino de Palermo (Buenos Aires). 
Muy buena reflexión. Creo que en cada caso es importante encontrar el equilibrio entre las cosas en corto plazo y las de largo plazo.
Hola Matias, te escuche en la conferencia de La Plata y me encantaron tus ideas, me gusto mucho lo que escribÃs, estoy enviando este artÃculo a mi compañeros de trabajo de la agencia. Excelente el blogl!!
Yo arranqué hace poco con GTD (vÃa 43 folders) pero me parece que algunas de estas cosas pueden complentarse bien… sobre todo lo del “para qué” está muy bueno.
Excelente! Me viene como anillo al dedo!
“La crisis, la recesión y las vueltas financieras no tiene nada, pero absolutamente nada que ver con lo que eres capaz de hacer.”
No sabés lo bien que me viene este párrafo frente a los cambios y decisiones que he tomado para el 09.
TODO el mundo me dice que estoy loco por cambiar justo frente a la recesión, crisis local y mundial…
Nunca vienen mal textos como éste.
Salutte papá!
Hola MatÃas,
Me sentà identificada totalmente con la primera parte del post, cuando te referÃs a las listas diarias y las semanales. Uno de estos dÃas le voy a sacar fotos a mis listitas
También me sirve que sea papel el soporte pq me sumo a los dibujitos, flechas y resaltados.
Es más, confieso que a veces, no puedo empezar a trabajar hasta que no paso en limpio mis listas y no las visualizo jejee
saludos!
[...] Para profundizar este punto: Gestionar Tareas ó conseguir lo que quieres. [...]
[...] poco leà una frase en un blog amigo, que decÃa lo [...]