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Siete Snacks de Productividad
Por dm, escrito el 10/11/09
Siete Snacks rápidos. Algo desordenados y sin rigurosidad técnica. Pero super probados! Para ganar productividad y hacer que las cosas sucedan. Te invito a completar este post con tu snack o tip favorito en los comentarios!
☛ 1. Doble Pantalla
La doble pantalla es un camino sin retorno. 100% funcional.
Permite arrastrar cosas de pantalla a pantalla sin “saltar de software”.
Lo puedes usar para hacer foco en la tarea que tienes entre manos en un monitor y contar con dos escenarios: uno, donde vos estás trabajando, y otro, donde suceden distintas conversaciones.
Trabajar con “dos contextos” permite sincronizar una misma aplicación, comparar documentos, tener “calendario”, “mail”, “notas”" y “listas” siempre a tiro del raton.
Incluso, para aprovechar aún más la función de la doble pantalla, te recomiendo Think una aplicación de las mas importantes en el trabajo cotidiano. La misión de Think es bloquear todo aquello que es innecesario.
De esta forma, el fondo de tus ventanas aparece en negro y sólo permanece visible lo que esta en tus manos en ese momento.
☛ 2. Evernote
Evernote es impresionante! es realmente una aplicación sin limites. Básicamente es una anotador que sincroniza, ordena, etiqueta, comparte y deja a tu disposición donde quieras que estes tus apuntes, listas, anotaciones o ideas.
En mi caso cada nota la tengo disponible en el iPhone, en la Notebook, en la Netbook o en la nube. Siempre sincronizadas, tageadas y ordenadas por carpetas temáticas. Evernote se puede usar para casi todo. Ejemplos: Rutina del gym, listas de tareas, ideas sueltas, mails que automatizo, fotos, grabaciones de charlas (en audio), mails, y una enorme lista de etc…
Recomiendo la lectura imprescindible de Evernote-Ninja via el inspirador blog Think Wasabi
☛ 3. Método GTD
GTD son las siglas de Getting Things Done, un libro fundamental en el mundo de la productividad, escrito por David Allen. El concepto se centra en el manejo eficiente del tiempo para mejorar la productividad e incrementar el foco en el trabajo.
Un breve esquema de GTD ayuda a entenderlo muy facil:
Para mas info: Getting Things Done
☛ 4. Facilitación, Automatización, Simplificación
Hoy podemos automatizar gran parte de nuestras tareas cotidianas. La pregunta después de realizar cada tarea es:
“¿Cómo puedo simplificar, automatizar y facilitar esta tarea?”.
Una de las herramientas que me ayuda a hacer esto es nuevamente Evernote. Por ejemplo: mientras tengo un actividad en una pantalla, tengo los mensajes, programas, presupuestos, respuestas, esperando ser utilizados en la segunda pantalla. Todo fluye mas rápido.
En el caso de Gmail, hay una utilidad que se llama Canned Response. Se trata de una serie de respuestas predeterminadas para aquellos correos que recibimos con frecuencia. La encontrás en Google Labs
☛ 5. No Mail
Fácil: no chequear constantemente los mails. Lo mejor es reservar distintos momentos en el transcurso del dia. Puede ser cada 3 horas. Con esta regla tan simple vas a poder aprovechar mucho mejor tu tiempo.
Dos opciones: te dedicas a responder mails o a dar valor ahí donde sos único. Otro regla muy importante: un inbox no es una lista de tareas. es super recomendable tenerlas por separado, el correo son peras y las tareas, manzanas. De esta manera cerrás el dia con la bandeja en 0. Un lujo!
☛ 6. ¿Qué querés hacer? vs ¿Qué queres lograr?
No creo en las listas de tareas, si en las lista de metas a lograr. Vamos a explicarlo con un ejemplo: Una tarea “sacar un pasaje a Villa La Angostura”; se podría completar con “un para irme de vacaciones y dormir frente al lago”. En una lista busco registrar más los “para qué”, las razones que me motivan y que están detrás de las tareas que quiero lograr. Asi todo es mas entusiasta y nos encontramos en el mundo de aquello que nos hace sentido.
Para profundizar este punto: Gestionar Tareas ó conseguir lo que quieres.
☛ 7. Delivery de compromisos y gestión de expectativas
Mas que un tip, es un buen norte. No importa cuál sea tu profesión, tus tareas, a qué te dedicas o en qué empresa trabajas. Al fin de cuentas, tu reputación profesional va a resultar del delivery de compromisos y de la gestión de expectativas.
Ser productivo con vos mismo es un primer paso para ser generar mas posibilidades y oportunidades en tu carrera profesional. A mas compromisos cumplidos, mas poder de coordinación e influencia con tu red de contactos.
El segundo punto “gestión de expectativas” tiene que ver con lo que se llama “condiciones de satisfacción”. Antes de empezar las tareas o proyectos lo ideal es chequear interpretaciones, miradas y valores. En este punto, recomiendo la lectura de la práctica check-in-check-out que describe muy bien Fredy Kofman en “Metamanagement” [tomo 2 Aplicaciones]
Para recordar:
Ser productivo no es para trabajar mas. Es para hacer mejor las cosas, disfrutar el camino del “hacer” y estar orgulloso de las cosas que se hacen.
Espero que les guste la lista!
Awaken! es el blog de Matias Dutto. Fotografo amateur, entrepreneur y vecino de Palermo (Buenos Aires). 
Información Bitacoras.com…
Esta anotación ha sido propuesta por un usuario para ser votada en Bitacoras.com.
Para que el proceso finalice, deberás registrar tu blog en el servicio….
Lo de trabajar en múltiples pantallas es verdad, es un camino sin retorno. Cuando estoy frente a una sola me siento maniatado. Particularmente uso dos pantallas pero también dos computadoras distintas (3 a veces cuando también trabajo con la notebook) en las cuales tengo Synergy para compartir mouse, teclados y portapapeles. Si no lo conocen se los recomiendo.
Evernote también lo uso para muchas cosas hace un tiempo.
Que bueno Symergy! excelente Horacio!
[...] comparto una muy útil lista de tips de productividad para ayudarnos a ser más eficientes en nuestras actividades. Coincido en todas las que están [...]
Muy buen post Mati. Para el tema mail tengo días y días, como utilizo el Gtalk de Gmail para comunicarme con el equipo, tengo abierta mucho tiempo la bandeja de entrada, se está convirtiendo en un problema. Cuando puedo me pongo períodos para chequear, generalmente cada 4 horas.
Algo que me ha ayudado muchísimo, además de tener mi lista de actividades del día, memos online y demás; es anotar algunas cosas offline en un anotador, las más urgentes.
Hola Matt,
Si, para tener la bandeja vacia, uso anotador. Un error fatal es tener el mail como un listado de cosas y tareas. Bandeja en 0 y anotador es un dia mas divertido.
Me parece excelente el post. Comparto lo del doble monitor… y voy a poner en práctica lo de los mails. Habría que checkearlos cada 3 horas.
Quiero leer el libro. Lo consigo en alguna librería de Argentina?
Saludos
Fernando
Hola Fernando, ya esta en toda las librerias! La doble pantalla es absolutamente necesaria. En una el mail y en la otra focalizas.
Muy buen post, buen resúmen!
Gracias Andy!
Gracias Mati! Buen post, me resulta útil. Voy a explorar el Evernote.
Abrazo
Evernote es impecable, imbatible e imprescindible (las tres i)
Excelente post y buenísimo el Evernote!
Gracias Javier! un gusto verte por aca.
Gracias Matias, muy buen post! Ser productivo, es todo un desafío. Especialmente para los curiosos que cualquier cosa nos distrae.
Un abrazo,
Pablo
Foco=Atención-distracción. =P
Yo recomendaría también usar como procesador de texto el Ommwriter. Lo estoy probando desde hace algunos días y me resulta sensacional, para escribir sin distracciones. Después, para dar formato a los escritos, los paso a Pages o Word. El Omm se puede descargar desde acá: http://www.ommwriter.com/en/
Exelente post!!
Saludos!!
Estab buenisimo! me va ayudar para escribir mas post =) gracias!
Lastima que ommwriter solo este disponible para mac.
Probaré Evernote parece interesante y muy util.
Matías, muy buena la visión y sintesis de algo tan cotidiano y que pocos puede llevar adelante con éxito.
Lo valioso hoy es que contamos con herramientas para ser más certeros en nuestros donings
Buen comienzo de año!
Saludos!
Gracias Emiliano! Efectivamente son tiempos donde necesitamos trabajar mejor, simplificar, ser preciso donde brindamos valor y disfrutar mucho mas el tiempo libre. Gracias por pasar por acá =)
Matias excelente post! una herramienta que agrego a tus Snacks es Dropbox
Dropbox es una de esas herramientas de las que no puedes prescindir una vez las has utilizado. Sencilla, práctica, eficaz, rápida… realmente impresionante.
¿Pero qué es Dropbox? es una herramienta de sincronización de archivos a través de un disco duro o directorio virtual. Es decir, disponer de un directorio de archivos (de cualquier tipo) de forma remota y accesible desde cualquier ordenador.
Les paso un link desde donde pueden crear una cuenta https://www.dropbox.com/referrals/NTI5MjM3MjU5 (ya que esta cuando crean la cuenta me regalan 250 MB de espacio ;-))
Un abrazo
@jbaldovino
Muy bueno!!!!