awaken! por Matias Dutto

Siete Snacks de Productividad

Por dm, escrito el 10/11/09

Siete Snacks rápidos. Algo desordenados y sin rigurosidad técnica. Pero super probados! Para ganar productividad y hacer que las cosas sucedan. Te invito a completar este post con tu snack o tip favorito en los comentarios!

☛ 1. Doble Pantalla

La doble pantalla es un camino sin retorno. 100% funcional.
Permite arrastrar cosas de pantalla a pantalla sin “saltar de software”.

Lo puedes usar para hacer foco en la tarea que tienes entre manos en un monitor y contar con dos escenarios: uno, donde vos estás trabajando, y otro, donde suceden distintas conversaciones.

Trabajar con “dos contextos” permite sincronizar una misma aplicación, comparar documentos, tener “calendario”, “mail”, “notas”" y “listas” siempre a tiro del raton.

Incluso, para aprovechar aún más la función de la doble pantalla, te recomiendo Think una aplicación de las mas importantes en el trabajo cotidiano. La misión de Think es bloquear todo aquello que es innecesario.

De esta forma, el fondo de tus ventanas aparece en negro y sólo permanece visible lo que esta en tus manos en ese momento.

☛ 2. Evernote

Evernote es impresionante! es realmente una aplicación sin limites. Básicamente es una anotador que sincroniza, ordena, etiqueta, comparte y deja a tu disposición donde quieras que estes tus apuntes, listas, anotaciones o ideas.

En mi caso cada nota la tengo disponible en el iPhone, en la Notebook, en la Netbook o en la nube. Siempre sincronizadas, tageadas y ordenadas por carpetas temáticas. Evernote se puede usar para casi todo. Ejemplos: Rutina del gym, listas de tareas, ideas sueltas, mails que automatizo, fotos, grabaciones de charlas (en audio), mails, y una enorme lista de etc…

Recomiendo la lectura imprescindible de Evernote-Ninja via el inspirador blog Think Wasabi

☛ 3. Método GTD

GTD son las siglas de Getting Things Done, un libro fundamental en el mundo de la productividad, escrito por David Allen. El concepto se centra en el manejo eficiente del tiempo para mejorar la productividad e incrementar el foco en el trabajo.

Un breve esquema de GTD ayuda a entenderlo muy facil:

Para mas info: Getting Things Done

☛ 4. Facilitación, Automatización, Simplificación

Hoy podemos automatizar gran parte de nuestras tareas cotidianas. La pregunta después de realizar cada tarea es:

“¿Cómo puedo simplificar, automatizar y facilitar esta tarea?”.

Una de las herramientas que me ayuda a hacer esto es nuevamente Evernote. Por ejemplo: mientras tengo un actividad en una pantalla, tengo los mensajes, programas, presupuestos, respuestas, esperando ser utilizados en la segunda pantalla. Todo fluye mas rápido.

En el caso de Gmail, hay una utilidad que se llama Canned Response. Se trata de una serie de respuestas predeterminadas para aquellos correos que recibimos con frecuencia. La encontrás en Google Labs

☛ 5. No Mail

Fácil: no chequear constantemente los mails. Lo mejor es reservar distintos momentos en el transcurso del dia. Puede ser cada 3 horas. Con esta regla tan simple vas a poder aprovechar mucho mejor tu tiempo.

Dos opciones: te dedicas a responder mails o a dar valor ahí donde sos único. Otro regla muy importante: un inbox no es una lista de tareas. es super recomendable tenerlas por separado, el correo son peras y las tareas, manzanas. De esta manera cerrás el dia con la bandeja en 0. Un lujo!

☛ 6. ¿Qué querés hacer? vs ¿Qué queres lograr?

No creo en las listas de tareas, si en las lista de metas a lograr. Vamos a explicarlo con un ejemplo: Una tarea “sacar un pasaje a Villa La Angostura”; se podría completar con “un para irme de vacaciones y dormir frente al lago”. En una lista busco registrar más los “para qué”, las razones que me motivan y que están detrás de las tareas que quiero lograr. Asi todo es mas entusiasta y nos encontramos en el mundo de aquello que nos hace sentido.

Para profundizar este punto: Gestionar Tareas ó conseguir lo que quieres.

☛ 7. Delivery de compromisos y gestión de expectativas

Mas que un tip, es un buen norte. No importa cuál sea tu profesión, tus tareas, a qué te dedicas o en qué empresa trabajas. Al fin de cuentas, tu reputación profesional va a resultar del delivery de compromisos y de la gestión de expectativas.

Ser productivo con vos mismo es un primer paso para ser generar mas posibilidades y oportunidades en tu carrera profesional. A mas compromisos cumplidos, mas poder de coordinación e influencia con tu red de contactos.

El segundo punto “gestión de expectativas” tiene que ver con lo que se llama “condiciones de satisfacción”. Antes de empezar las tareas o proyectos lo ideal es chequear interpretaciones, miradas y valores. En este punto, recomiendo la lectura de la práctica check-in-check-out que describe muy bien Fredy Kofman en “Metamanagement” [tomo 2 Aplicaciones]

Para recordar:

Ser productivo no es para trabajar mas. Es para hacer mejor las cosas, disfrutar el camino del “hacer” y estar orgulloso de las cosas que se hacen.

Espero que les guste la lista!

Tags: Check-in Check-out, coaching, compromisos, David Allen, Doble Pantalla, Evernote, expectativas, Fredy Kofman, Get Things Done, GTD, productividad, simplicidad

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Mac, las herramientas y mi trabajo

Por dm, escrito el 02/08/08

Las herramientas que utilizamos para hacer las tareas cotidianas siempre podemos cambiarlas, como casi todas las cosas en la vida.

Me motiva a escribir este post porque me gusta contar como hago las cosas y ponerlas a juicio. Me sale por naturaleza. Si te sentaste al lado mio alguna vez, estoy seguro que te tire un tip o una idea (mala o buena). Soy ese tipo de gente insufrible. Haciendo esto aprendo cosas nuevas y esta buenisimo.

Primero es necesario entrar en contexto:  Cuando era chiquito no jugaba con autos, ni con pelotas, ni construía torres con Lego. Me divertía con soldados, un equipo playmobil y otros muñecos afines.  En mi cuarto todos los juguetes eran personas en mi imaginario. Los guiaba, creaba diálogos de los mas absurdos, los hacia llegar a una misión. Generalmente era pisar la tierra de algún planeta lejano.

Mi actividad profesional tiene que ver con eso. Bigote decía que La madurez del hombre es haber vuelto a encontrar la seriedad con la que jugaba cuando era niño. Ahora en vez de usar juguetes e imaginar diálogos, uso computadoras con software para comunicarme y coordinar acciones con personas reales para lograr cosas reales.

En fin…toda esta introducción sin sentido, (tengo el sidrome de nuevo blog) era para contar como estoy haciendo las cosas en relación a mis herramientas y mi trabajo. Especialmente en el entorno Mac. No quiere decir que sean lo mejor, simplemente que personalmente me ha dado resultados. Y si estás con ganas de hacer un cambio, espero que te de una mano para decidirte. Vamos:

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Tags: Apple, Firefox, GTD, herramientas, iPhone, Mac, productividad

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