awaken! por Matias Dutto

Siete Snacks de Productividad

Por dm, escrito el 10/11/09

Siete Snacks rápidos. Algo desordenados y sin rigurosidad técnica. Pero super probados! Para ganar productividad y hacer que las cosas sucedan. Te invito a completar este post con tu snack o tip favorito en los comentarios!

☛ 1. Doble Pantalla

La doble pantalla es un camino sin retorno. 100% funcional.
Permite arrastrar cosas de pantalla a pantalla sin “saltar de software”.

Lo puedes usar para hacer foco en la tarea que tienes entre manos en un monitor y contar con dos escenarios: uno, donde vos estás trabajando, y otro, donde suceden distintas conversaciones.

Trabajar con “dos contextos” permite sincronizar una misma aplicación, comparar documentos, tener “calendario”, “mail”, “notas”" y “listas” siempre a tiro del raton.

Incluso, para aprovechar aún más la función de la doble pantalla, te recomiendo Think una aplicación de las mas importantes en el trabajo cotidiano. La misión de Think es bloquear todo aquello que es innecesario.

De esta forma, el fondo de tus ventanas aparece en negro y sólo permanece visible lo que esta en tus manos en ese momento.

☛ 2. Evernote

Evernote es impresionante! es realmente una aplicación sin limites. Básicamente es una anotador que sincroniza, ordena, etiqueta, comparte y deja a tu disposición donde quieras que estes tus apuntes, listas, anotaciones o ideas.

En mi caso cada nota la tengo disponible en el iPhone, en la Notebook, en la Netbook o en la nube. Siempre sincronizadas, tageadas y ordenadas por carpetas temáticas. Evernote se puede usar para casi todo. Ejemplos: Rutina del gym, listas de tareas, ideas sueltas, mails que automatizo, fotos, grabaciones de charlas (en audio), mails, y una enorme lista de etc…

Recomiendo la lectura imprescindible de Evernote-Ninja via el inspirador blog Think Wasabi

☛ 3. Método GTD

GTD son las siglas de Getting Things Done, un libro fundamental en el mundo de la productividad, escrito por David Allen. El concepto se centra en el manejo eficiente del tiempo para mejorar la productividad e incrementar el foco en el trabajo.

Un breve esquema de GTD ayuda a entenderlo muy facil:

Para mas info: Getting Things Done

☛ 4. Facilitación, Automatización, Simplificación

Hoy podemos automatizar gran parte de nuestras tareas cotidianas. La pregunta después de realizar cada tarea es:

“¿Cómo puedo simplificar, automatizar y facilitar esta tarea?”.

Una de las herramientas que me ayuda a hacer esto es nuevamente Evernote. Por ejemplo: mientras tengo un actividad en una pantalla, tengo los mensajes, programas, presupuestos, respuestas, esperando ser utilizados en la segunda pantalla. Todo fluye mas rápido.

En el caso de Gmail, hay una utilidad que se llama Canned Response. Se trata de una serie de respuestas predeterminadas para aquellos correos que recibimos con frecuencia. La encontrás en Google Labs

☛ 5. No Mail

Fácil: no chequear constantemente los mails. Lo mejor es reservar distintos momentos en el transcurso del dia. Puede ser cada 3 horas. Con esta regla tan simple vas a poder aprovechar mucho mejor tu tiempo.

Dos opciones: te dedicas a responder mails o a dar valor ahí donde sos único. Otro regla muy importante: un inbox no es una lista de tareas. es super recomendable tenerlas por separado, el correo son peras y las tareas, manzanas. De esta manera cerrás el dia con la bandeja en 0. Un lujo!

☛ 6. ¿Qué querés hacer? vs ¿Qué queres lograr?

No creo en las listas de tareas, si en las lista de metas a lograr. Vamos a explicarlo con un ejemplo: Una tarea “sacar un pasaje a Villa La Angostura”; se podría completar con “un para irme de vacaciones y dormir frente al lago”. En una lista busco registrar más los “para qué”, las razones que me motivan y que están detrás de las tareas que quiero lograr. Asi todo es mas entusiasta y nos encontramos en el mundo de aquello que nos hace sentido.

Para profundizar este punto: Gestionar Tareas ó conseguir lo que quieres.

☛ 7. Delivery de compromisos y gestión de expectativas

Mas que un tip, es un buen norte. No importa cuál sea tu profesión, tus tareas, a qué te dedicas o en qué empresa trabajas. Al fin de cuentas, tu reputación profesional va a resultar del delivery de compromisos y de la gestión de expectativas.

Ser productivo con vos mismo es un primer paso para ser generar mas posibilidades y oportunidades en tu carrera profesional. A mas compromisos cumplidos, mas poder de coordinación e influencia con tu red de contactos.

El segundo punto “gestión de expectativas” tiene que ver con lo que se llama “condiciones de satisfacción”. Antes de empezar las tareas o proyectos lo ideal es chequear interpretaciones, miradas y valores. En este punto, recomiendo la lectura de la práctica check-in-check-out que describe muy bien Fredy Kofman en “Metamanagement” [tomo 2 Aplicaciones]

Para recordar:

Ser productivo no es para trabajar mas. Es para hacer mejor las cosas, disfrutar el camino del “hacer” y estar orgulloso de las cosas que se hacen.

Espero que les guste la lista!

Tags: Check-in Check-out, coaching, compromisos, David Allen, Doble Pantalla, Evernote, expectativas, Fredy Kofman, Get Things Done, GTD, productividad, simplicidad

Tu opinión me importa

Musica para trabajar

Por dm, escrito el 06/11/08

La música es un factor clave para pasar el día con foco en desarrollo de proyectos porque de alguna manera predispone el ambiente y le pone ritmo creativo al workplace.

Personalmente me gustan las melodías hipnóticas y repetitivas, porque de alguna manera permiten abstraerse y concentrarte en la tarea que tenés entre manos. Es como sumergirte dentro de lo que estas escribiendo o haciendo y te sostiene por un buen rato.

Es fundamental que no conozca tanto las canciones, que no tenga voces que llamen la atención y que no se repitan. Otra cosa importante es que no moleste si hay que hablar y con volumen moderado. También que se emita desde un buen equipo, porque mal sonido es como ruido, en ese caso es mejor el silencio.

Mi solución es escuchar radio online, porque reúne todos los atributos positivos. Si quieren experimentar los invito a escuchar alguna señal
de San Francisco, Soma FM durante varios dias y después me cuentan. Es mi radio favorita por años: me permite disfrutar mas el trabajo y conocer nuevos artistas.

Mis favoritas de Soma FM son Groove Salad A nicely chilled plate of ambient beats and grooves & Beat Blender A late night blend of deep-house and downtempo chill.

Todas las estaciones de Soma FM son muy buenas y depende el dia podes variar. Por ejemplo Indie Pop Rocks es fantástica, Xmas in Frisko es divertida y Secret Agent es genial para ciertos momentos del dia.

Otra cosa divertida de Soma FM es que tiene una gran comunidad global. Es una radio gratuita que se sostiene por donaciones de sus oyentes, pequeños sellos discograficos y algunos ISP que les ofrecen ancho de banda. Aquí las fotos de su comunidad en todo el mundo:

Qué música escuchas cuando trabajas?

Links: Soma FM

Tags: groove salad, musica, productividad, somafm

Tu opinión me importa

Gestionar tareas ó Conseguir lo que quieres

Por dm, escrito el 07/10/08

La lista diaria y la organización semanal son los dos métodos que utilizo para organizarme, aunque no soy regular, estructurado y sistemático como me gustaría. Pero cuando “las papas queman” ó se acumula mucho por hacer, ahí están ellas para no equivocarme de ruta.

Cuál es la diferencia entre ambos métodos?

Cada uno tiene distintos objetivos, sin ir a los detalles algunas diferencias:

- La organización semanal permite tener perspectiva y fijar el rumbo.
- La lista diaria permite acomodarse a las circunstancias del día.

La organización semanal es mas efectiva porque permite diseñar mejor el uso del tiempo, mucho mas que una lista que es un punteo de cosas por hacer. La lista es una forma de planificación rudimentaria, pero útil cuando tu atención no es constante (mi caso).

La lista diaria de tareas como único sistema no es recomendable porque no tiene perspectiva y visión en en el corto/mediano/largo plazo, por eso combinar ambos métodos es mas poderoso .

Luego estarán otras planificaciones como las semestrales, las de 24 meses y las de mas largo plazo como 5 años. Y las anuales Matias? Yo no creo en los 12 meses, prefiero 18 con 4 de ocio/renovación. Pero eso es otro post.

La organización semanal es una técnica valiosa que aprendí leyendo libros de Stephen Covey tiempo atrás. Yo creo que ese tipo de lecturas se debería dar en los colegios. Si yo estaría en la secundaria o en la universidad me encantaría que un profesor me motive a leer algo de Tim Ferriss por ejemplo.

I ♥ Papel

En formato digital no tengo “lista”, prefiero el papel. La razón es que puedo dibujar, hacer flechas, signos, garabatear mientras llamo por teléfono además de calificar en I, II y III las tareas: I y II son las combinaciones importante/urgente y las III son las tareas para delegar.

Las herramientas online de planificación las uso para coordinar tareas con otros. Si es un proyecto complejo y se interactúa con mas de cinco personas se utiliza un gestor como basecamp y si es algo chico con un doc online es mas que suficiente.

Gestionar tareas ó conseguir lo que quieres:

Hay una diferencia notable entre gestionar tareas y conseguir lo que quieres. No importa que método de planificación uses, el formato o el dispositivo. Conocer la diferencia es muy útil cuando tienes un gran list-to-do, necesitas entusiasmarte y hacer que las cosas sucedan.

Se trata de contextualizar la tarea con lo que quieres lograr. De esta manera ya no observas tareas sino triunfos. Si preguntas a tus amigos o a cualquier persona que quieren de sus vidas, el lugar común es “hacer lo que me gusta, me apasiona y quiero”. Eso esta muy bien, pero para lograr eso hay que hacer muchas tareas.

Por ejemplo, me encanta mi trabajo porque es muy creativo, pero en el proceso de start-up de una nueva compañia como Social Snack tengo que hacer tareas con abogados, contadores, bancos e inmobiliarias. Me encantaría delegarlas o hacerlas mediante Internet pero hay tareas que tenés que hacer personalmente y que no tienen conexión con tu pasión.

La dificultad radica en que no siempre es fácil conectar tareas con triunfos, ni listas de cosas con pasiones. Una lista de cosas por hacer nunca refleja una visión. Pero si en vez de una lista ves pequeños logros la perspectiva cambia radicalmente.

Yo llamo a eso hacer una lista mejor diseñada sea en la planificación semanal como en la diaria. Ahí es donde ves mas allá de tu horizonte. Trataré de ilustrar las dos perspectivas:

Lista Standar:

â–º Llamar a la inmobiliaria
â–º Coordinar con Cristina en Mexico conf. call
â–º Consulta al contador
â–º Almuerzo con Viviana
â–º Reunion con Marcos

Lista mejor diseñada:

â–º Llamar a la inmobiliaria para tener un workplace genial.
► Coordinar con Cristina en conf. call, para dar clases en enero en México.
â–º Consulta al contador para delegar tareas y tener mas tiempo.
► Almuerzo con Viviana para construir una nueva relación comercial.
► Reunión con Marcos para discutir un nuevo gran proyecto.

Para hacer una lista mejor diseñada, la consigna es explorar las razones profundas sobre por qué haces determinados tipos de tareas. Ojo! porque podes encontrarte muchas sorpresas. La clave es no dejar de cuesionarte. Lo importante es encontrarle el sentido a las tareas.

Por qué tengo que hacerlo? vs. Para qué hago las cosas que hago?:

Cuando estas definiendo tareas, que es igual a diseñar como vas a aprovechar tu tiempo, una vez que haces la lista respondes a coninuación el Para Qué? a cada item. Esta pregunta es mas poderosa que la recurrente strong>Por Qué?.

Cuando nos preguntamos Por Qué? hay un lista infinita de razones, excusas y motivos. El Para Qué te enlaza con las cosas que quieres lograr/obtener/conseguir. Preguntarse Para qué ?sirve para hacer una lista de tareas, pero se puede usar para lo que quieras. Es una de mis preguntas favoritas.

Y ya sabes, en el 2008/09 no hay ninguna razón para no estar haciendo lo que te apasiona. La crisis, la recesión y las vueltas financieras no tiene nada, pero absolutamente nada que ver con lo que eres capaz de hacer.

Fotos: dhepnar y Daniel Y. Go

Tags: coaching, list-to-do, organizacion, pasion, productividad, tips

Tu opinión me importa

#9 Presentaciones: mas de 10 minutos = FAIL

Por dm, escrito el 06/10/08

Juan Pablo J.P. me acaba de enviar un link con 9 recomendaciones de Seth Godin para presentaciones. Incluye la consagrada, validada, y aplaudida #9:

#9 Short! Do you really need an hour for the presentation? Twenty minutes? Most of the time, the right answer is, “ten.” Ten minutes of breathtaking big ideas with big pictures and big type and few words and scary thoughts and startling insights. And then, and then, spend the rest of your time just talking to me. Interacting. Answering questions. Leading a discussion.

Resumen:el tiempo no es negociable. Directo, claro y al grano.

Ideas relacionadas:
- Cómo ser Feliz?

Tags: presentaciones, productividad, tips

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Ping Pong en la oficina

Por dm, escrito el 04/10/08

Con “delivery de soluciones” y este post estoy seguro que me voy a ganar la simpatía y el cariño de todos los gerentes de recursos humanos y los amigos directores de empresas, pero lo que les voy a contar es una genialidad: Cómo un equipo convenció a su director a instalar una mesa de ping pong en la oficina.

Cómo implementar Ping Pong en la oficina?
Usualmente leo sobre estudios creativos en el mundo, esta anécdota es de la agencia creativa digital Big Spaceship. El team del estudio quería una mesa de ping pong y el director Michael Lebowitz estaba negado: en las oficinas del estudio cuentan con el necesario Guitar Hero, tambien hay metegol y videojuegos, pero la mesa de ping pong implicaba dos problemas: ruido y espacio.

Solución:Un análisis FODA, procesos, reglas, y presentación del proyecto [PDF]. En el blog de la agencia describen todo el proceso de presentación de Mr. Ping Pong Ball

Lecciones aprendidas:

- Cualquier proyecto/tema/presentación puede ser wow!
- Siempre hay una muy buena historia para contar
- Conoces una mejor forma de reclutar/retener talento?
- Permitir en la oficina drivers de expresión
- Reconocer al equipo. Fortalecer la cultura.

Dejando de lado el ping pong, acá está la presentación de Michael Lebowitz director del estudio que cuenta detalles de la agencia y una serie de buenas recomendaciones:

Me caen muy bien para tenerlas presente en el proceso de Social Snack:

- Todos somos creativos
- Lo chico siempre es bueno (escalar cuidando la calidad)
- Cuidar de no contratar ego/assholes vs. skills
- Mantenerse plano
- Rodearse de Talento
- Experimentar: cultura de prototipos
- Foco en la cultura del estudio
- Dar autonomía creativa

Siempre hay algo para acotar:

+ Qué otras sugerencias se te ocurren?
+ Hay espacio para una mesa de ping pong en tu oficina?
+ A favor de ping pong / guitar hero / metegol ó en contra?
+ Aplica en todo tipo de empresas?

Tags: agencias, cultura, presentaciones, productividad

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